Panduan untuk Mengembangkan RFP

Permintaan proposal memberikan informasi yang dibutuhkan vendor dan pemasok Anda untuk mengajukan proposal dan tawaran untuk proyek mendatang Anda. Detail penting saat Anda menulis RFP. Semakin detail, semakin besar kemungkinan satu RFP atau lebih akan memenuhi kebutuhan Anda. Sebelum Anda mulai menulis RFP, persiapkan garis besar dari semua informasi yang Anda perlukan.

Beberapa Informasi Latar Belakang

Berikan informasi latar belakang tentang perusahaan Anda, termasuk sejarah, produk atau layanan, statistik, kekuatan, kelemahan, dan demografi. Pernyataan tujuan menjelaskan jenis produk atau layanan yang dibutuhkan perusahaan Anda dan mengapa. Ikuti dengan informasi tentang tujuan proyek dan jelaskan bagaimana tujuan ini akan memenuhi kebutuhan tertentu di perusahaan Anda. Bagian tentang pemangku kepentingan yang akan mendapatkan keuntungan dari proyek, termasuk ukuran kelompok atau karakteristik khusus, membantu penulis proposal memahami bagaimana proyek tersebut sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan perusahaan Anda.

Apa maumu

Tentukan kiriman yang harus disertakan dalam proposal. Meskipun menyertakan kiriman berwujud, seperti 20 workstation baru, itu penting, jangan lupakan hal tak berwujud. Hasil kerja juga mencakup ekspektasi Anda tentang bagaimana produk atau layanan baru akan membantu perusahaan Anda. Misalnya, jika perusahaan Anda memilih perusahaan untuk menyediakan perangkat lunak ubahsuaian, salah satu kiriman mungkin menyatakan bahwa perangkat lunak tersebut harus memungkinkan migrasi data yang lancar dari sistem lama Anda. Jika Anda tidak memiliki kiriman khusus dan sedang mencari ide untuk menyelesaikan masalah atau kebutuhan, gunakan bagian ini untuk meminta vendor memberikan solusi mereka sendiri.

Persyaratan Proyek

Vendor membutuhkan informasi sebanyak mungkin untuk memberikan proposal yang akurat. Beri tahu mereka kapan Anda mengharapkan proyek dimulai dan selesai, ukuran anggaran Anda, detail penagihan, dan insentif atau denda. Anda juga dapat memasukkan tanggal target untuk penyelesaian setiap fase proyek, menetapkan standar kinerja dan menjelaskan bagaimana Anda akan memantau kemajuan vendor. Beri tahu vendor tentang persyaratan khusus apa pun. Anda mungkin meminta vendor untuk mengikuti jenis praktik perekrutan yang sama seperti perusahaan atau agensi Anda atau mungkin mengharuskan mereka untuk memegang lisensi profesional tertentu.

Anda seorang Pemenang

Jelaskan apa yang perlu dilakukan vendor untuk mengirimkan proposal di bagian format. Garis besar bagian wajib sangat membantu, seperti panduan gaya jika Anda memerlukan proposal dalam format atau font tertentu. Memberikan informasi kepada siapa proposal harus diajukan dan batas waktu proposal. Sebagai bagian dari proposal, Anda dapat meminta perusahaan untuk memberikan detail latar belakang, seperti riwayat perusahaan, kepala sekolah, referensi, pengalaman dengan proyek serupa, dan informasi tentang tim yang akan mengerjakan proyek Anda. Buat bagian kriteria evaluasi untuk memberi tahu vendor bagaimana Anda akan memilih proposal pemenang dan kapan mereka akan diberi tahu jika telah dipilih.