Tantangan Komunikasi Email Bisnis

Manajer bisnis saat ini secara teratur berkomunikasi dengan karyawan, pelanggan, dan pemangku kepentingan lainnya melalui email. Meskipun komunikasi email cepat dan dapat dikirim dari PC, telepon, atau perangkat seluler lainnya dengan mudah, manajer mencela email karena tantangan yang ditimbulkan media di perusahaan besar dan kecil.

Efek

Mengirim pesan email tidak seperti mengirim amplop tertutup melalui layanan pos. Komunikasi di atas kertas jauh lebih kecil kemungkinannya untuk dibaca oleh seseorang yang tidak dimaksudkan untuk pesan tersebut. Ini tidak benar dengan email, yang dapat diteruskan oleh penerima ke siapa pun yang dia pilih. Tantangan bagi setiap pebisnis adalah untuk berpikir jernih tentang konten pesan email yang akan dia kirim dan konsekuensi yang tidak diinginkan dari informasi yang berakhir di kotak masuk yang salah.

Jangka waktu

Terkadang sebuah pesan email tersumbat di "sistem" dan tidak terkirim selama berjam-jam atau terkadang bahkan berhari-hari sejak dikirim. Anda mengharapkan pengiriman hampir seketika, tetapi itu tidak selalu terjadi. Cap tanggal dan waktu yang akurat dapat meringankan sebagian dari masalah ini. Namun, penting juga untuk mempertimbangkan zona waktu server email dan seberapa bodoh mekanisme pengirimannya.

Pertimbangan

Email dirancang untuk meningkatkan komunikasi dengan membuatnya lebih cepat dan lebih tepat sasaran. Tetapi mencetak pesan email di printer perusahaan mengalahkan tujuan ini. Kantor "tanpa kertas" tidak akan berfungsi jika terlalu banyak karyawan yang bersikeras menyimpan file kertas dari semua pesan email yang mereka kirim atau terima.

Peringatan

Email memudahkan Anda untuk malas. Meskipun ada efisiensi yang jelas bisa diperoleh dengan menggunakan email, pastikan tim penjualan Anda tidak menggunakan email sebagai penopang. Tidak ada yang lebih dari pertemuan langsung yang hangat untuk menutup penjualan atau membuat promosi yang menarik kepada calon pelanggan.

Wawasan Ahli

Seperti halnya staf penjualan harus secara pribadi berada di depan pelanggan, manajer juga perlu berhubungan secara pribadi dengan karyawan, catat Shawn Smith dari Next Level Consulting, konsultan untuk bisnis yang berkembang di New York. Terlalu mudah bagi manajer untuk duduk di kantor tertutup dan mengirim email kepada karyawan tanpa berbicara langsung dengan mereka. Komunikasi email yang paling singkat pun perlu diklarifikasi oleh beberapa karyawan.