Bagaimana Mengelola dan Mengaudit Kartu Pengadaan Perusahaan

Prinsip akuntansi yang berlaku umum No. 1 melarang pemilik usaha kecil untuk mencampurkan dana pribadi dan bisnis. Kartu pengadaan perusahaan - yang untuk bisnis kecil lebih sering disebut kartu kredit bisnis - adalah solusi yang memberikan manfaat selain memastikan bisnis sesuai dengan pedoman GAAP. Kebijakan manajemen kartu kredit yang ketat dan audit rutin maupun acak sangat penting untuk memastikan bahwa penerbitan pengadaan atau kartu kredit tetap menjadi keputusan bisnis yang cerdas.

Terapkan Kontrol Pencegahan

Semakin bisnis mengontrol apa yang dapat dan tidak dapat dibeli oleh karyawan menggunakan kartu kredit, semakin baik bisnis tersebut dapat mengelola transaksi kartu kredit. Mulailah dengan menetapkan kontrol yang mencegah karyawan mencoba menggunakan kartu nama untuk penggunaan pribadi. Bekerja samalah dengan perusahaan kartu kredit untuk melarang transaksi dan pembelian di muka tunai di bisnis tertentu, seperti toko minuman keras, toko pakaian, atau bioskop. Tetapkan batas pengeluaran bulanan pada setiap kartu berdasarkan ekspektasi yang wajar tentang apa yang biasanya dibelanjakan karyawan sesuai dengan peran dan tugas mereka. Mengacu pada pemeriksaan latar belakang kriminal pra-rekrut atau pertimbangkan untuk melakukan pemeriksaan latar belakang sebelum mengeluarkan kartu kredit perusahaan kepada karyawan baru atau yang sudah ada.

Mendidik Karyawan

Tetapkan ekspektasi yang jelas melalui kebijakan kartu kredit tertulis dan berikan pelatihan formal kepada karyawan sebelum menerbitkan kartu kredit, serta pelatihan penyegaran tahunan. Kebijakan kartu kredit harus mengidentifikasi siapa yang berhak menerima kartu kredit perusahaan, menentukan tanggung jawab yang terkait dengan penggunaan kartu dan menguraikan kebijakan bisnis mengenai penyalahgunaan kartu kredit. Pedoman kelayakan dapat, misalnya, menyatakan bahwa karyawan yang memiliki kartu harus menyerahkannya jika karyawan tersebut ditempatkan dalam program tindakan korektif karena alasan yang berkaitan dengan kinerja. Tanggung jawab dapat mencakup otorisasi pembelian dan menjelaskan proses penyerahan tanda terima kartu kredit. Berikan kepada setiap karyawan salinan kebijakan dan minta masing-masing untuk menandatangani kartu mereka setelah pelatihan awal atau penyegaran selesai.

Review Akun Bulanan

Lakukan audit penggunaan kartu kredit bulanan dengan merekonsiliasi laporan kartu kredit bulanan segera setelah diterima. Periksa saldo setiap kartu dan bandingkan tanda terima yang diserahkan karyawan dengan yang ada di laporan kartu kredit. Fokus secara khusus pada tanggal dan waktu, barang atau barang yang dibeli dan apakah pembelian tersebut diotorisasi. Setelah merekonsiliasi setiap akun individu, buat laporan bulanan yang mengidentifikasi tren pengeluaran, jumlah yang dibelanjakan menurut pedagang dan bendera merah apa pun yang mungkin menunjukkan upaya penipuan kartu kredit.

Audit Investigasi

Selidiki transaksi yang tidak biasa, bernilai dolar tinggi, atau tidak sah yang ditemukan dalam audit akun bulanan dengan melakukan audit investigasi. Dalam beberapa kasus, ini mungkin hanya mengharuskan karyawan untuk memberikan penjelasan yang lebih rinci tentang suatu transaksi atau alasan di balik pembelian bisnis. Dalam kasus lain, seperti ketika seorang karyawan diduga melanggar kebijakan kartu kredit, audit yang lebih rinci mungkin diperlukan. Audit mendetail atau investigasi penipuan dimulai dengan menentukan siapa yang meminta atau mengotorisasi transaksi dan mengumpulkan informasi seperti lokasi item saat ini. Setelah ini, wawancarai karyawan pemegang kartu, supervisor departemen, dan jika memungkinkan, vendor atau pedagang untuk mendapatkan detail lebih lanjut tentang pembelian tersebut.