Bagaimana Menjalankan Rapat dengan Alat Bantu Visual
Anda dapat secara efektif melibatkan karyawan dan klien dalam rapat dengan memiliki alat bantu visual yang berguna untuk menunjukkan poin Anda dan memfokuskan perhatian mereka. Sulit bagi siapa pun untuk tetap tertarik jika sebuah rapat terdiri dari satu orang yang memberi kuliah panjang lebar tentang satu subjek. Sebaliknya, proyeksikan gambar, seperti bagan, ke layar atau bagikan selebaran yang menarik untuk membuat audiens Anda tetap fokus.
1
Ketik agenda rapat, dengan jelas menguraikan setiap topik yang akan dibahas atau setiap presentasi yang akan dibuat. Kirim agenda melalui email kepada peserta satu atau dua hari sebelumnya dan dapatkan salinan kertas untuk didistribusikan di awal rapat. Sebuah agenda akan membantu pertemuan tetap pada jalurnya.
2
Buat tayangan slide untuk menemani presentasi yang Anda buat selama rapat. Gunakan grafik yang dengan jelas menunjukkan data yang akan Anda bicarakan dengan peserta. Misalnya, jika Anda mendiskusikan jumlah penjualan yang dilakukan toko Anda setiap bulan, buat grafik batang yang menggambarkan penjualan bulan demi bulan.
3
Buatlah selebaran dari alat bantu visual yang sama yang Anda perlihatkan dengan slide dan distribusikan ini selama pertemuan. Peserta dapat membuat catatan langsung di handout, kemudian dengan mudah merujuk informasinya nanti.
4
Gunakan buku catatan atau papan tulis untuk bertukar ide selama rapat. Mintalah satu orang untuk menjadi juru tulis dan berikan dia spidol. Minta dia untuk menuliskan ide utama di tengah notepad atau papan tulis, lalu menggambar garis yang menghubungkan ide-ide lain yang muncul dari tim. Tugas Anda adalah mengarahkan sesi ide dan membuat semuanya bergerak. Di akhir rapat, ambil gambar papan tulis dan kirimkan gambar tersebut melalui email kepada peserta.
5
Gunakan video untuk menyampaikan maksud Anda. Jika pertemuan Anda adalah untuk meninjau umpan balik pelanggan, putar video wawancara dengan pelanggan atau sesi kelompok fokus sehingga Anda dan karyawan Anda dapat memahami dengan jelas apa yang dipikirkan orang. Kemudian bertukar pikiran tentang cara-cara baru untuk membantu memenuhi permintaan pelanggan. Jika Anda mengevaluasi kampanye periklanan baru, putar video iklan potensial dan diskusikan mana yang paling berhasil. Jika Anda sedang mengembangkan ide untuk iklan, pertimbangkan untuk menyaring video dari iklan yang menurut Anda bekerja dengan baik dan minta tim mendiskusikan pro dan kontra dari masing-masing iklan.
