Dasar-dasar Manajemen Kontrak

Pemilik bisnis memiliki fungsi penting untuk dimainkan dalam mengelola kontrak yang mereka buat dengan vendor, pelanggan, dan karyawan. Bidang manajemen kontrak berusaha untuk memberikan garis besar kerangka tip dan alat untuk membantu manajer dalam menegosiasikan persyaratan, menulis kontrak, memastikan kepatuhan dan melaporkan hasil. Ada sembilan langkah dalam proses pengelolaan kontrak.

Undangan untuk Mengobati

Proses manajemen kontrak dimulai ketika bisnis mengeluarkan "undangan untuk mengobati". Istilah hukum ini secara sederhana berarti bahwa bisnis tersebut bersedia menerima penawaran produk atau layanan, ingin mempekerjakan karyawan baru atau ingin membuat perjanjian dengan vendor. Dengan kata lain, bisnis siap melakukan kontrak karena alasan tertentu.

Menyusun Kontrak

Setelah undangan untuk memperlakukan terlihat, bisnis dapat menerima tawaran pada kontrak potensial. Seorang karyawan dapat masuk untuk posisi yang tersedia, atau vendor dapat mengajukan tawaran untuk memberikan layanan kepada bisnis, misalnya. Bisnis sekarang dapat mulai menulis kontrak berdasarkan syarat dan ketentuan yang sesuai untuk pengaturan tersebut. Istilah-istilah ini dapat ditentukan oleh hukum, dan terkadang spesifik untuk situasi tertentu. Undang-undang mengharuskan karyawan dibayar dengan upah minimum, misalnya, dan ini harus tercermin dalam kontrak. Meskipun kontrak juga dapat dibuat secara lisan, sebagian besar bisnis mengadakan kontrak tertulis atau tertulis untuk menghindari perangkap hukum yang dapat muncul dengan perjanjian lisan. Bisnis Anda mungkin mempertimbangkan untuk meminta nasihat dari pengacara dalam membuat kontrak untuk memastikan bahwa bahasa hukumnya sah dan akurat.

Perundingan

Negosiasi sering kali terjadi bersamaan dengan pembuatan kontrak. Kedua sisi perjanjian membahas syarat dan ketentuan dan memutuskan serangkaian janji dan kewajiban yang disepakati bersama. Hukum kontrak mensyaratkan adanya tawar-menawar antara para pihak dalam kontrak. Artinya masing-masing pihak harus memberi atau menukar sesuatu untuk kepentingan pihak lain. Ketika Anda menjual produk ke pelanggan, misalnya, pelanggan mendapatkan manfaat dari barang tersebut dan Anda mendapatkan keuntungan dari pendapatan.

Penerimaan

Tahap penerimaan proses manajemen kontrak sering kali merupakan yang paling membuat frustrasi karena salah satu atau kedua belah pihak mungkin tidak senang dengan syarat dan ketentuan yang diuraikan dalam kontrak. Jika Anda menjual produk atau layanan, Anda mungkin tidak mengalami masalah seperti ini, karena pelanggan akan membeli produk atau tidak. Namun, jika Anda berurusan dengan vendor atau mempekerjakan karyawan, Anda mungkin harus kembali ke tahap negosiasi sebelum kontrak diterima.

Eksekusi

Pihak yang menerima kontrak biasanya melakukan sesuatu untuk menandakan penerimaan. Ini disebut eksekusi. Dalam kontrak tertulis, eksekusi terjadi karena kedua belah pihak menandatangani kontrak, seringkali di depan saksi. Dalam kontrak verbal, eksekusi biasanya terjadi ketika satu pihak memberikan uang sebagai imbalan atas produk atau layanan dari pihak lain. Dalam kontrak berbasis layanan, eksekusi juga mencakup pelaksanaan tugas atau kewajiban yang diuraikan dalam kontrak. Jika Anda mempekerjakan seseorang untuk mengecat kantor Anda, misalnya, dia harus melakukannya sesuai dengan persyaratan dan batasan yang tersirat dalam kontrak.

Memastikan Kepatuhan

Manajer kontrak atau pemilik bisnis harus memperhatikan dirinya sendiri dengan memastikan bahwa semua syarat dan ketentuan dalam kontrak dipenuhi oleh kedua belah pihak. Jika salah satu pihak gagal memenuhi keinginannya, pihak lain dapat menuntut pelanggaran kontrak, yang bisa merugikan. Langkah proses ini mungkin yang paling penting untuk diperhatikan.

Mengubah Kontrak

Terkadang, salah satu atau kedua pihak dalam kontrak menganggap perlu untuk mengubah syarat atau ketentuannya. Pelukis yang Anda pekerjakan mungkin memerlukan beberapa hari ekstra untuk menyelesaikan pekerjaannya, atau Anda mungkin memutuskan untuk menaikkan gaji karyawan Anda. Dalam hal ini, biasanya kontrak baru dikeluarkan.

Audit dan Pelaporan

Sebagian besar bisnis melakukan audit triwulanan, setengah tahunan, atau tahunan. Audit ini memberikan kesempatan kepada bisnis untuk memastikan bahwa semua kontrak untuk jangka waktu tersebut telah diselesaikan dengan baik dan semua hutang terutang telah diselesaikan. Dewan direksi, investor, atau pemangku kepentingan utama lainnya juga mungkin menginginkan laporan tentang komitmen kontraktual Anda yang telah selesai dan sedang berlangsung; proses audit memberi Anda kesempatan untuk mengumpulkan dokumen untuk membuktikan bagaimana Anda telah membelanjakan uang dan mengalokasikan sumber daya.

Memperbarui Kontrak

Jika Anda ingin tetap menggunakan vendor tertentu, Anda perlu meninjau dan memperbarui kontrak secara berkala. Anda mungkin perlu mengulangi proses kontrak untuk memastikan bahwa setiap orang memiliki pemahaman yang sama tentang kompensasi, syarat dan ketentuan.