Bagaimana Menegosiasikan Kontrak Pengangkutan
Jika bisnis Anda mengirimkan produk dalam jumlah besar ke wilayah geografis yang luas, Anda harus bergantung pada transportasi yang melampaui pengiriman paket. Kontrak dengan pengangkut barang adalah suatu keharusan jika Anda berencana untuk mengirimkan produk ke pelanggan Anda secara tepat waktu dan hemat biaya. Ini terutama berlaku untuk bisnis kecil yang perlu membangun basis pelanggan sambil mengeluarkan modal sesedikit mungkin. Pengetahuan mendalam tentang kebutuhan perusahaan Anda dan manfaat dari perusahaan pengangkut yang berbeda diperlukan untuk menegosiasikan kontrak pengiriman terbaik untuk bisnis Anda.
1
Tentukan kebutuhan transportasi bisnis Anda dengan mengumpulkan data dan berbicara dengan karyawan. Identifikasi jenis transportasi tempat bisnis Anda bergantung dan harga yang bersedia dibayar perusahaan. Pertimbangkan area geografis yang perlu Anda kirim, serta berat pengiriman biasa dan sejauh mana produk yang hilang atau rusak dapat berdampak negatif pada bisnis Anda.
2
Menilai layanan yang ditawarkan oleh calon operator. Tentukan operator mana yang mungkin sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dengan harga yang wajar. Pertimbangkan faktor-faktor seperti kompensasi yang ditawarkan untuk pengiriman yang hilang atau rusak, wilayah geografis setiap layanan pengangkut, serta kecepatan dan frekuensi yang dapat digunakan oleh setiap pengangkut untuk mengirimkan produk Anda. Kumpulkan daftar operator yang mungkin.
3
Buat draf permintaan proposal. Manfaat RFP adalah menunjukkan kepada calon operator bahwa Anda mencari-cari yang paling cocok dan mendorong mereka untuk memberikan kontrak yang kompetitif kepada bisnis Anda. Menggunakan RFP juga mempersingkat proses membandingkan beberapa operator.
Sertakan profil dasar bisnis Anda, kebutuhan transportasi dan tujuan dalam RFP. Tunjukkan ekspektasi Anda terhadap layanan pengiriman dan minta pengangkut memberi Anda penawaran yang merinci layanan yang dapat mereka tawarkan untuk bisnis Anda dan biaya untuk layanan tersebut. Rincikan secara eksplisit informasi yang Anda ingin setiap operator berikan dalam proposalnya.
Kirim RFP Anda ke semua operator yang Anda yakini dapat menawarkan layanan transportasi yang andal.
4
Analisis proposal yang Anda terima dan beri nilai sesuai dengan seberapa baik proposal tersebut memenuhi kebutuhan Anda dan berapa harganya. Pilih penawaran paling kompetitif dan atur pertemuan dengan operator.
5
Negosiasikan persyaratan kontrak yang tepat. Pastikan kedua belah pihak memahami tarif pasti yang ditawarkan pengirim menurut berat, ukuran, dan metode pengiriman. Kontrak tersebut juga harus mencakup jangka waktu perjanjian, jumlah yang akan dikompensasikan oleh pengangkut untuk Anda atas barang dagangan yang hilang atau rusak, dan semua biaya aksesori yang diberlakukan pengirim untuk tarif dasar, termasuk biaya tambahan bahan bakar, biaya penyortiran, dan biaya tambahan apa pun untuk pengiriman bahan berbahaya. Bersiaplah untuk membuat penawaran balik ke proposal awal pengangkut, tetapi pastikan bahwa tawaran balik Anda wajar baik dalam hal harga pasar untuk pengiriman dan proposal asli pengangkut.
