Etiket Faks

Pengiriman materi bisnis melalui faks sebagian besar telah terkomputerisasi, meskipun aturan etiket komunikasi bisnis masih berlaku. Ini untuk memastikan presentasi profesional dan faks Anda sampai ke penerima yang dituju dan informasi rahasia dirahasiakan. Etiket faks juga membantu menetapkan aturan dan pedoman internal untuk membantu merampingkan proses faks.

Pengenal Faks Keluar

Baik mengirim faks secara elektronik atau dengan mesin faks, setiap faks harus selalu disertai dengan informasi identitas. Ini harus mencakup nama dan logo perusahaan Anda, informasi kontak dan nama orang yang mengirim faks. Cantumkan juga tanggal pengiriman faks, sifat dan ukuran lampiran, serta catatan yang menunjukkan alasan pengiriman faks tersebut.

Tidak Ada Spamming

Jangan gunakan mesin faks Anda untuk mengirimkan spam atau iklan yang tidak diminta - itu hanya akan mengganggu pelanggan Anda. Batasi faks pada informasi yang diminta dan pembaruan berita sesekali, dan jaga agar faks yang tidak diminta tetap singkat - paling banyak satu atau dua halaman. Demikian pula, lindungi nomor faks Anda agar tidak terkena spam. Ini dapat mengikat mesin Anda dan membuang kertas serta tinta. Berikan nomor faks Anda hanya jika diperlukan dan hindari pengiriman faks pribadi oleh karyawan.

Lindungi Informasi Rahasia

Jangan mengarahkan kursor saat orang lain mengirim faks, dan saat Anda melihat faks baru di baki, keluarkan, balikkan, taruh di kotak masuk penerima atau kirim sendiri. Ini akan membantu menjaga kerahasiaan informasi pribadi. Prioritaskan penggunaan mesin faks jika perlu untuk memastikan bahwa kebutuhan pengiriman dan penerimaan segera dipenuhi terlebih dahulu.

Atur Faks

Jika memungkinkan, percayakan faks masuk dan keluar kepada asisten administrasi yang dapat memprioritaskan kebutuhan faks dan memastikan dokumen sampai ke tujuan. Ini menghilangkan kebutuhan staf untuk mengantri untuk faks, secara teratur memeriksa mesin atau joki untuk posisi. Memiliki satu orang yang bertanggung jawab untuk tugas ini dapat merampingkan operasi dan membuat faks lebih efisien.

When Not to Fax

Ingatlah bahwa faks memiliki potensi untuk dilihat oleh lebih banyak mata daripada yang termasuk dalam nama di sampul depan. Jangan mengirimkan informasi pribadi melalui faks, seperti catatan personel atau data keuangan perusahaan yang dapat berpotensi merusak di tangan yang salah. Pertimbangkan pengiriman semalam atau bahkan surat siput untuk jenis data ini.