Bagaimana Menggunakan Teknologi untuk Bekerja Lebih Efektif
Selama ribuan tahun, pedagang dan pebisnis telah menggunakan teknologi untuk mempermudah hidup mereka. Mesin pengepres minyak zaitun kuno memberikan bukti bahwa para pedagang ribuan tahun yang lalu meningkatkan produksi mereka dengan menggunakan teknologi terkini. Pedagang saham menggunakan pita ticker 140 tahun yang lalu untuk meningkatkan kualitas informasi mereka. Selama 60 tahun, mesin fotokopi telah memungkinkan para pemimpin proyek untuk membuat tim mereka bekerja secara efektif. Teknologi terbaru saat ini dapat meningkatkan produktivitas, meningkatkan transfer informasi, dan merampingkan kinerja tim.
Tindakan Berulang
Teknologi buruk dalam membuat keputusan tetapi bagus dalam melakukan tindakan yang sama berulang kali, jadi carilah tempat dalam operasi Anda di mana orang harus melakukan tugas yang berulang. Manfaatkan teknologi untuk bekerja di sana dan buat orang-orang Anda bekerja menggunakan otak mereka. Bergantung pada bidang pekerjaan Anda, ganti langkah pemesinan berulang dengan pengecoran, beberapa pembentuk logam lainnya atau penggunaan mesin kontrol numerik komputer; perbarui penerimaan atau proses reservasi sehingga staf layanan pelanggan tidak perlu memasukkan kembali informasi yang sudah ada di sistem Anda; atau aktifkan sistem tempat penjualan Anda untuk berintegrasi mulus dengan sistem pembukuan Anda sehingga laporan berkala dapat dibuat secara otomatis.
Meningkatkan Transfer Informasi
Efektivitas organisasi sering kali berkurang karena informasi tidak sampai ke tempat yang seharusnya. Transfer informasi yang buruk paling langsung dirasakan dalam tim proyek - tim ad hoc atau permanen yang berkumpul untuk menyelesaikan tugas tertentu. Teknologi yang dapat membantu di bidang ini di perusahaan Anda mencakup situs web untuk memelihara informasi terkini tentang tujuan perusahaan dan status berbagai proyek dan inisiatif; alat perangkat lunak manajemen proyek jarak jauh untuk menangani tim yang didistribusikan baik secara geografis atau dalam hal jadwal kerja; atau penggunaan alat media sosial seperti Twitter untuk terus memperbarui semua anggota tim Anda.
Meningkatkan Komunikasi
Hampir setiap perusahaan dapat memperoleh manfaat dari komunikasi yang lebih baik, baik di antara rekan kerja atau antara staf dan pelanggan. Terkadang ini bisa dalam bentuk komunikasi langsung dan waktu nyata, tetapi juga dapat mencakup informasi yang direkam untuk dijadikan sebagai sumber pelatihan. Perangkat keras atau perangkat lunak konferensi video yang memungkinkan Anda melakukan percakapan "tatap muka" tanpa harus bepergian, baik ke luar kota atau ke seluruh dunia; perangkat lunak berbagi desktop yang memungkinkan Anda berbagi desktop dengan seseorang di Internet atau merekam tindakan Anda untuk dilihat nanti; atau peralatan video untuk merekam proses atau prosedur yang kemudian akan menjadi sumber untuk mendidik pelanggan Anda atau melatih karyawan baru semuanya dapat meningkatkan komunikasi dalam bisnis Anda.
Teknologi untuk Membantu Desain
Jika pekerjaan Anda melibatkan mendesain apa saja - furnitur, rumah, chip komputer, laser - Anda dapat menemukan alat desain yang menyederhanakan proses desain. Ada alat untuk membantu desain itu sendiri, alat untuk membantu Anda memvisualisasikan desain dan alat untuk memprediksi kinerja desain Anda. Beberapa contoh alat desain ini adalah perangkat lunak tata letak yang dapat membantu Anda menempatkan furnitur di dalam rumah, memposisikan daerah semikonduktor di sirkuit mikro atau menyusun skrip film; printer 3-D, juga disebut mesin prototipe cepat, yang dapat membuat model komponen fisik yang Anda rancang; dan perangkat lunak analisis yang memprediksi kinerja desain Anda, apakah itu lampu atau jembatan.
Kapan Mengadopsi Teknologi Baru
Selalu ada pertanyaan tentang biaya-untuk-manfaat ketika harus mengadopsi teknologi baru. Mesin cuci jendela otomatis dapat membebaskan Anda dari keharusan melakukannya sendiri, tetapi jika Anda menghabiskan $ 80.000 untuk menghemat lima menit kerja setiap hari, itu tidak sebanding dengan biayanya. Ada pertanyaan lain untuk ditanyakan juga: Seberapa matang teknologinya? Jika teknologinya baru, bahkan jika itu akan menghemat waktu dan uang Anda, Anda mengambil kesempatan bahwa teknologi itu akan tetap layak dan didukung selama Anda membutuhkannya. Itu tidak berarti bahwa Anda tidak boleh mengadopsi teknologi baru, cukup evaluasi risiko yang mungkin layu.
