Apa Yang Dapat Dilakukan Manajer Penggajian Jika Seseorang Menolak Menyatakan Status Perkawinannya di Formulir W-4?

Sebagai manajer penggajian bisnis kecil, tugas Anda adalah mengelola departemen Anda sehingga semua karyawan dibayar secara akurat dan tepat waktu. Pemrosesan penggajian termasuk pemotongan pajak penghasilan federal dari gaji karyawan berdasarkan informasi dalam formulir W-4 mereka. Jika seorang karyawan tidak mencantumkan status pengarsipannya di formulir, Anda harus menahannya sesuai dengan persyaratan Internal Revenue Service.

Kriteria IRS

Ketika seorang karyawan dipekerjakan, Anda diharapkan memberinya formulir W-4 untuk diisi dan dikembalikan kepada Anda sebelum batas waktu pemrosesan penggajian. Jelaskan pentingnya formulir tersebut kepada karyawan sehingga dia memahami pentingnya mengembalikannya kepada Anda secara akurat dan tepat waktu. Jika dia menolak untuk menyatakan informasi yang sesuai tentang W-4 - termasuk status perkawinan atau pengarsipannya di kotak 3 dan jumlah tunjangannya di kotak 5 - Anda harus memotong pajak pendapatan federal pada kelompok pajak tertinggi dari status tunggal dengan tunjangan nol . Jika ia sama sekali tidak dapat mengirimkan formulir, Anda harus menahan status lajang dengan tunjangan nol.

Pengisian Formulir

Jika karyawan mencantumkan jumlah tunjangannya pada W-4 tetapi tidak termasuk status pengarsipannya, minta dia untuk mengisi status pengarsipannya, karena tunjangan saja tidak cukup untuk menentukan pemotongannya. Jika dia menolak, tahan status pengajuan tunggal dengan tunjangan nol. Dia harus melengkapi W-4 dengan benar agar Anda tidak menahannya sesuai dengan yang tertera di formulir.

Juga, jika dia tampaknya mengklaim terlalu sedikit atau terlalu banyak tunjangan tetapi formulirnya sudah lengkap, tahan berdasarkan apa yang ada di formulir. Jelaskan kepadanya bahwa IRS dapat meninjau keakuratan pemotongannya dan mengirimkan surat penguncian kepada Anda untuk mengubah tunjangannya menjadi jumlah yang dikoreksi. Jika ini terjadi, Anda harus menghormati lock-in letter.

Signifikansi Status Pengarsipan

Karena status pengarsipan membantu menentukan pemotongan pajak karyawan, sulit untuk mengetahui jumlah pemotongan pajak yang sebenarnya tanpa informasi tersebut. Jika dia lajang, dia dapat mencentang kotak “Single” di W-4. Jika dia sudah menikah, dia perlu menentukan apakah mencentang kotak “Married” akan menghasilkan pemotongan yang cukup, karena status menikah menempatkan dia pada golongan pajak yang lebih rendah daripada status lajang. Jika opsi “Menikah” menyebabkan pemotongan tidak mencukupi, dia dapat mencentang kotak “Menikah tetapi Pemotongan dengan Tarif Tunggal Lebih Tinggi" untuk mendapatkan lebih banyak pajak yang dipotong.

Sumber Daya Karyawan

Jika seorang karyawan membutuhkan bantuan untuk menyelesaikan W-4-nya, rujuk dia ke kalkulator pemotongan online IRS. Kalkulator memberi tahu dia cara mengisi formulir sehingga dia mengklaim status pengarsipan yang tepat dan tunjangan untuk menghindari pajak penghasilan federal membayar lebih atau kurang bayar.