Cara Membuat Kebijakan Ponsel

Dalam dunia yang serba cepat saat ini, ponsel menjaga bisnis Anda tetap berjalan dan bereaksi dengan lancar. Namun, tanpa tindakan pencegahan yang tepat, ponsel berubah dari nyaman menjadi mengganggu. Kebijakan telepon seluler bisnis menciptakan serangkaian harapan yang jelas dan konsisten bagi karyawan, dan menurunkan kemungkinan insiden yang berpotensi serius. Buat kebijakan ponsel yang mencakup untuk menguntungkan bisnis dan karyawan.

1

Kumpulkan berbagai kelompok individu perusahaan untuk menyusun rencana. Misalnya termasuk anggota manajemen, sumber daya manusia, dukungan teknologi, staf umum dan departemen hukum.

2

Diskusikan lingkungan ponsel saat ini di perusahaan Anda untuk menilai masalah yang dihadapi perusahaan Anda dan perlunya kebijakan. Tinjau kebutuhan karyawan untuk akses ponsel, seperti apakah beberapa karyawan perlu tersedia melalui ponsel untuk klien.

3

Draf kebijakan penggunaan yang mencerminkan kebutuhan karyawan Anda, namun tetap mempertimbangkan penggunaan yang wajar untuk ponsel. Aturan dapat mencakup hanya menggunakan ponsel di area yang ditentukan, berbicara dengan tenang saat menelepon, menghidupkan ponsel dan tidak menggunakan ponsel selama rapat.

4

Alamat ponsel pribadi dalam kebijakan. Identifikasi apakah karyawan dapat menggunakan ponsel mereka saat istirahat atau makan siang, misalnya. Bedakan aturan untuk telepon seluler pribadi dan telepon seluler bisnis, buat tunjangan yang wajar untuk keadaan darurat.

5

Tentukan aturan tentang SMS. Karyawan mungkin tidak secara otomatis berasumsi bahwa aturan berlaku untuk SMS kecuali Anda mencatatnya dengan jelas.

6

Pertimbangkan masalah lain, seperti apa yang harus dilakukan jika ponsel perusahaan hilang, penggunaan kamera ponsel yang tepat, penggunaan ponsel saat mengemudi, dan membicarakan informasi perusahaan di depan umum.

7

Tulis aturan dengan cara yang menarik, jelaskan alasan masing-masing. Karyawan akan lebih cenderung mengikuti aturan jika mereka logis dan adil.

8

Tentukan konsekuensi pelanggaran. Buat pengecualian untuk keadaan darurat dan mulai dengan peringatan.

9

Menyebarluaskan informasi kepada karyawan. Posting salinan kebijakan tertulis di tempat yang dapat dilihat karyawan, seperti kafetaria. Selain itu, kirimkan email kebijakan tersebut kepada karyawan dan adakan rapat untuk membahasnya, menjelaskan pentingnya setiap tindakan. Ajukan pertanyaan dan beri komentar. Minta karyawan untuk menandatangani kesepakatan atas rencana tersebut.

10

Evaluasi kebijakan Anda setiap bulan atau tiga bulan sekali. Tidak semua yang terlihat bagus di atas kertas berfungsi dalam situasi dunia nyata. Dengarkan umpan balik dari karyawan dan, jika perlu, sesuaikan kebijakannya.