Bagaimana Membuat Bagan Organisasi yang Indah

Untuk alasan praktis, termasuk keterbacaan, organisasi yang lebih besar biasanya membatasi bagan organisasi ke bidang tanggung jawab fungsional, rantai komando dan jabatan kunci. Tetapi sebuah bisnis kecil mungkin dapat membuat daftar nama setiap karyawan dan masih sesuai dengan bagan organisasi dengan nyaman di selembar kertas. Saat membuat daftar semua karyawan - sebagai lawan dari hierarki organisasi yang efisien - mungkin sulit untuk menghasilkan salinan yang bersih dan dapat dibaca. Atasi masalah ini dengan mengikuti konvensi pemformatan standar dan rencanakan tata letak dengan cermat untuk membuat bagan organisasi yang indah.

1

Pilih program komputer yang akan Anda gunakan untuk membuat grafik. Banyak program memiliki templat siap pakai untuk bagan organisasi. Gunakan templat untuk membuat dokumen yang tampak profesional dengan mudah. Anda tidak memerlukan program khusus - bagan organisasi dapat dibuat menggunakan perangkat lunak standar seperti Microsoft Word, PowerPoint atau Visio.

2

Tinjau hierarki organisasi dan sederhanakan hubungan pelaporan sebanyak mungkin. Tentukan seberapa jauh rantai Anda akan mencantumkan nama. Dalam organisasi yang lebih kecil, Anda mungkin mengidentifikasi setiap orang dengan nama. Jika ini mulai membuat bagan terlihat berantakan, pertimbangkan untuk menambahkan hanya orang-orang kunci dengan nama dan grup yang mereka bertanggung jawab berdasarkan nama divisi atau area fungsional.

3

Buat kotak persegi panjang untuk setiap item pada bagan. Pertahankan setiap persegi panjang dengan ukuran dan gaya yang sama untuk membuat bagan terlihat konsisten dan teratur, atau tunjukkan hierarki secara visual menggunakan persegi panjang yang lebih besar untuk fungsi atau posisi tingkat yang lebih tinggi. Jangan mencampur dan mencocokkan bentuk dan ukuran - jika tidak, bagan akan tampak berantakan dan membingungkan.

4

Putuskan informasi apa yang akan disertakan dalam setiap kotak pada bagan. Misalnya, Anda mungkin ingin membuat daftar jabatan formal, nama karyawan, tugas atau tanggung jawab, nomor posisi dan informasi kontak, seperti ekstensi telepon. Cara lainnya, buat bagan terpisah jika informasinya membuat kotak tampak terlalu ramai.

5

Pilih metode yang konsisten untuk menggambarkan setiap hubungan pelaporan. Pilih garis tak terputus untuk laporan langsung dan garis putus-putus untuk laporan tidak langsung. Sorot hubungan peer-to-peer dengan garis horizontal di antara setiap kotak. Hindari beberapa garis di antara setiap kotak, serta garis diagonal atau bergelombang. Halaman yang rumit dengan terlalu banyak garis adalah tanda bahwa Anda perlu menyingkat grafik atau membuat grafik terpisah untuk divisi atau hubungan internal tertentu.

6

Format bagan dengan tepat. Gunakan font bisnis biasa dalam ukuran yang dapat dibaca. Jangan terlalu sering menggunakan warna, bayangan, dan sorotan - bagan hitam dan putih akan lebih enak dilihat. Hindari grafik yang miring dan tidak rata. Alih-alih, format kotak sehingga seimbang dan berada di tengah kertas.