Bagaimana Mengatur Seminar

Seminar memungkinkan Anda untuk memasarkan bisnis Anda atau memberikan informasi kepada audiens yang tertarik. Bagaimana Anda mengatur seminar Anda tergantung pada jenis seminar dan lokasinya. Beberapa seminar bisa lebih formal daripada yang lain atau terlihat seperti suasana kelas, sementara yang lain mungkin diadakan saat makan atau di rumah. Terlepas dari jenis seminar, beberapa aturan dasar berlaku untuk penyelenggaraan seminar.

1

Jadwalkan tanggal, waktu, dan situs. Lihat di kalender dan pilih tanggal dan lokasi yang sesuai untuk pembicara dan tamu. Hindari periode di mana calon peserta mungkin memiliki komitmen lain, seperti liburan, musim liburan musim panas, dan waktu belanja yang sibuk.

2

Pilih antara pengaturan tempat formal dan informal. Periksa rumah atau ruang konferensi kantor Anda. Lihatlah area tempat duduk, pencahayaan dan presentasi yang tersedia. Tentukan apakah ruangan cukup untuk menyajikan presentasi audio-visual dan menampung jumlah tamu undangan.

Hubungi beberapa tempat, jika tidak, dan ajukan pertanyaan tentang harga, tempat duduk, pilihan parkir, pengaturan untuk presentasi audio-visual dan prosedur persewaan. Kunjungi lokasi yang sesuai dengan kriteria Anda. Tandatangani kontrak dengan tempat yang Anda pilih.

3

Kirim undangan email ke klien yang alamat emailnya Anda miliki. Kirim undangan kartu pos ke klien lama dan calon klien. Pasang selebaran di ruang istirahat karyawan. Tempatkan pemberitahuan di buletin organisasi keanggotaan. Sertakan tanggal RSVP di undangan. Periksa tanggapan RSVP saat Anda menerimanya.

4

Buat garis besar untuk topik Anda. Fokus pada poin-poin penting untuk dibahas selama seminar. Tulis contoh untuk menggambarkan topik. Persiapkan materi seminar dalam file dokumen yang dapat Anda sajikan melalui komputer dan proyeksikan ke layar besar atau persiapkan presentasi untuk papan tulis putih atau papan kapur. Bagikan handout materi dengan kartu nama Anda terlampir.

5

Hubungi venue sehari sebelumnya untuk konfirmasi. Minta agar tempat duduk disiapkan sebelum kedatangan Anda. Kirim pengingat email acara tersebut kepada semua yang menanggapi. Latih pidato Anda dengan suara keras di depan cermin agar pidato Anda terlihat halus.

6

Datang setidaknya satu jam sebelum presentasi untuk memastikan semuanya sudah siap. Atur minuman, seperti air kemasan, soda atau kopi di meja belakang dengan makanan ringan, seperti kue atau piring sayuran dengan serbet, kecuali jika tempat tersebut menyediakan layanan ini. Letakkan lembar sign-in tepat di luar pintu di atas meja yang telah disiapkan name tag untuk para tamu. Tempatkan juga bahan yang relevan di atas meja.

7

Mulailah presentasi dengan segera. Dorong partisipasi audiens dengan mengajukan pertanyaan kepada anggota audiens. Ikuti format tertulis Anda untuk mempertahankan kendali atas seminar Anda dan tetap fokus pada materi yang Anda persiapkan.