Aturan Etiket Email Bisnis

Menggunakan email untuk berkomunikasi untuk bisnis Anda bisa jadi nyaman, ekonomis, dan cepat. Email tidak memiliki bahasa tubuh dan perubahan suara yang diperlukan untuk menyampaikan maksud Anda dengan benar, jadi ada beberapa aturan etiket email bisnis yang harus Anda ikuti. Tanpa prosedur email yang tepat, poin Anda dapat disalahpahami dan menyebabkan masalah yang memerlukan komunikasi pribadi untuk diperbaiki.

Gunakan Bahasa Profesional

Menurut Pusat Bisnis Microsoft Midsize, yang terbaik adalah menghindari bahasa gaul dan bahasa sehari-hari regional saat mengirim email. Anda harus menggunakan bahasa bisnis yang lugas yang tidak dapat disalahartikan. Gunakan kalimat singkat dari bahasa langsung yang memungkinkan pembaca memahami maksud Anda tanpa menyebabkan salah tafsir.

Struktur

Gunakan struktur tata bahasa dan struktur kalimat yang sama dengan yang Anda gunakan dalam surat bisnis standar. Hindari menggunakan "Berbicara di Internet" seperti "LOL" untuk tertawa terbahak-bahak, dan jangan gunakan semua huruf kapital untuk menekankan suatu poin. Penggunaan huruf kapital semua setara dengan berteriak dan dianggap tidak sopan.

Bersikaplah Singkat

Email harus digunakan untuk menyampaikan pesan cepat, seperti konfirmasi pengiriman atau menyiapkan rapat. Email bisnis harus singkat dan terdiri dari dua atau tiga kalimat singkat. Jika ada lebih banyak detail untuk dibahas tentang topik tersebut, tunjukkan bahwa Anda ingin membahas topik tersebut secara langsung atau melalui telepon.

Garis subjek

Gunakan baris subjek yang memberikan deskripsi singkat tentang email hanya dalam beberapa kata, dan juga menyertakan nama Anda di baris subjek sehingga penerima tahu dari siapa email itu berasal. Jika Anda tidak memasukkan nama Anda di baris subjek, penerima dapat menghapus email tersebut karena mengira itu adalah bagian pemasaran.

Menggunakan Lampiran

Lampiran sering kali disaring oleh filter email di server perusahaan. Namun jika Anda merasa perlu menambahkan attachment pada email bisnis, pastikan untuk menyebutkan di akhir email Anda bahwa terdapat attachment, lalu berikan penjelasan singkat.

Konten HTML

Banyak buletin email menggunakan konten HTML untuk membuat format email dan menyertakan grafik. Untuk email bisnis yang Anda kirim ke klien atau rekan bisnis, Anda sebaiknya menghindari penggunaan konten HTML. Beberapa program email memblokir konten HTML dan akibatnya bisa membuat email Anda membingungkan untuk dibaca.