Aktivitas Apa yang Harus Anda Lakukan untuk Memperhitungkan Persediaan Anda di Akhir Tahun?

Menghitung inventaris Anda pada akhir tahun fiskal berarti memverifikasi bahwa stok yang ada di gudang menurut catatan bisnis sebenarnya ada secara fisik di sana. Hal ini penting karena Anda dapat mengalami ketidaksesuaian umum karena kesalahan penerimaan, kerusakan, kesalahan pengepakan, dan pencurian. Mengambil inventaris di akhir setiap tahun dan mengoreksi jumlahnya bila perlu menghindari kesalahan yang terakumulasi selama bertahun-tahun. Kesalahan inventaris yang besar dapat menyebabkan gangguan bisnis Anda karena kondisi stok habis yang tidak terduga dan meragukan keakuratan pembukuan perusahaan Anda.

Tutup Transaksi

Anda tidak dapat mengambil inventaris akhir tahun ketika Anda memiliki transaksi terbuka di akun. Anda harus mengirimkan semua penjualan tahun ini dan telah menerima semua pembelian tahun ini. Ketika Anda menyelesaikan semua operasi ini, Anda harus mencatatnya di pembukuan perusahaan dan menutup semua transaksi di akun, perusahaan Anda telah mencapai keadaan yang ditentukan dengan jelas. Pada titik ini, inventaris dalam pembukuan harus sesuai dengan inventaris yang secara fisik Anda miliki di gudang. Jika Anda tidak dapat menutup semua transaksi, Anda harus menerapkan koreksi yang sesuai pada tahap rekonsiliasi.

Hitung Persediaan Fisik

Mengambil inventaris fisik Anda berarti pergi ke gudang, mengidentifikasi semua item yang Anda miliki di penyimpanan di sana, menghitung berapa banyak dari setiap item yang ada dan mencatat jumlahnya. Untuk akurasi, Anda harus memiliki tim yang terdiri dari dua orang yang melakukan penghitungan, dengan satu orang memeriksa materi dan yang lainnya mencatat angka-angka pada formulir pelaporan. Tim Anda harus menghitung item yang ada dalam urutan tetapi juga menghitung dan mengidentifikasi item yang rusak, bahan yang diberi label salah, dan produk yang dikemas dengan tidak tepat.

Rekonsiliasi Inventaris

Inventaris fisik biasanya akan menunjukkan jumlah material yang tidak sesuai dengan catatan di akun. Rekonsiliasi mencoba menjelaskan mengapa angkanya tidak cocok. Ketika inventaris fisik menunjukkan bahwa Anda memiliki masalah inventaris seperti kerusakan atau pengemasan yang salah, memperhitungkan jumlah yang sesuai sering kali menyesuaikan penghitungan fisik dengan pembukuan. Jika Anda memiliki perbedaan yang tidak dapat dijelaskan, rekonsiliasi harus memperhatikan hal ini dan menyoroti bahwa tidak mungkin untuk merekonsiliasi angka untuk item tertentu tersebut. Terkadang Anda harus melakukan koreksi pada tahap ini untuk memperhitungkan transaksi yang belum ditutup.

Melaporkan

Setelah Anda menyelesaikan inventarisasi fisik dan rekonsiliasi telah dilakukan, Anda melaporkan hasilnya kepada manajemen untuk tindakan lebih lanjut. Di satu sisi, Anda harus mengidentifikasi sumber ketidaksesuaian yang serius sehingga manajemen dapat mengambil tindakan untuk menghindari terulangnya masalah. Di sisi lain, perbedaan inventaris yang tidak dapat direkonsiliasi harus mengarah pada pembaruan angka dalam akun untuk mencerminkan jumlah sebenarnya yang ada. Manajemen harus memutuskan bagaimana mencatat perubahan tersebut dalam pembukuan perusahaan, apakah akan menghapus kerugian, mengimbanginya dengan keuntungan, atau menyesuaikan persediaan fisik agar sesuai dengan pembukuan. Setelah selesai, pembaruan dan penyesuaian tersebut memungkinkan perusahaan untuk memulai tahun fiskal baru dengan inventaris fisik yang sesuai dengan nomor inventaris di akunnya.