Praktik Terbaik untuk Memproses Penggajian

Penggajian adalah salah satu departemen terpenting dalam sebuah perusahaan. Tugas kelompok memastikan bahwa seluruh staf bisnis kecil dibayar dengan akurat dan segera, dan bahwa semua pemotongan, seperti pajak penghasilan, Jaminan Sosial, dan dana pengeluaran perawatan kesehatan yang fleksibel, dipotong dengan benar. Untuk mendukung pengoperasian departemen penggajian yang efisien, ada beberapa kebijakan dan prosedur yang dapat diterapkan oleh pemilik bisnis.

Minimalkan Siklus Pembayaran

Salah satu pilihan terbaik yang dapat dilakukan bisnis kecil adalah meminimalkan siklus gaji karyawan. Dengan mencegah duplikasi beberapa proses, departemen penggajian dapat beroperasi jauh lebih efisien. Banyak bisnis membayar karyawan yang berbeda pada jadwal yang berbeda. Misalnya, manajemen senior mungkin mendapat kompensasi setiap bulan, sementara populasi penuh waktu dapat diberi kompensasi dua mingguan. Selain itu, semua kontraktor dan pekerja sementara dapat dibayar mingguan. Jika bisnis memiliki lebih dari satu lokasi, ini bisa menjadi lebih berbelit-belit.

Untuk memaksimalkan efisiensi, setiap karyawan harus dibayar pada jadwal yang sama. Ini akan memungkinkan departemen penggajian untuk fokus pada satu tugas pada waktu tertentu. Selain itu, akan meminimalkan kemungkinan terjadinya kesalahan saat menjalankan proses.

Integrasi sistem

Sebuah bisnis dapat secara drastis meningkatkan efisiensi dengan mengintegrasikan sistem penggajiannya dengan sistem lain yang digunakan di seluruh perusahaan. Selain waktu dan kehadiran, banyak catatan harus disimpan agar berhasil dan secara legal mengelola populasi karyawan dari bisnis kecil. Staf perekrutan harus melacak semua lamaran kerja. Tim sumber daya manusia harus mencatat informasi pribadi dan data terkait kinerja setiap karyawan. Demikian pula, informasi pajak perusahaan harus dijaga secara akurat oleh departemen akuntansi.

Dengan memanfaatkan paket perangkat lunak, seperti yang dikembangkan oleh PeopleSoft dan Oracle, pemilik usaha kecil dapat mengakses setiap area perusahaannya dari satu antarmuka web atau dasbor. Ini akan memberinya kemampuan untuk memantau dan memperbarui semua informasi dengan cepat. Selain itu, integrasi sistem menghilangkan kebutuhan akan duplikasi, menghemat waktu dan uang organisasi.

Alih Daya

Bisnis kecil dapat memilih untuk mengalihkan seluruh fungsi penggajian ke vendor eksternal, seperti ADP atau Ceridian. Dengan sedikit biaya, perusahaan layanan penggajian akan melakukan semua tugas departemen penggajian internal. Alternatif ini sangat bermanfaat bagi bisnis yang sangat kecil, karena menghilangkan biaya yang terkait dengan perekrutan staf tambahan.