Kriteria yang Baik untuk Digunakan Saat Mengeluarkan Biaya Bisnis untuk Perjalanan

Perjalanan bisnis seringkali menjadi bagian penting dari kebutuhan operasional perusahaan. Ini juga bisa menjadi sangat mahal. Mengelola pengeluaran yang bisa dengan mudah lepas kendali membutuhkan kebijakan dan pedoman yang baik. Karyawan membutuhkan parameter tentang apa yang dapat dan tidak boleh dikeluarkan serta batasan untuk tiket pesawat dan pengeluaran hotel. Dengan kebijakan yang ada, manajer dapat mencapai pengawasan yang lebih baik bahkan sebelum perjalanan dimulai.

Parameter Perumahan

Jika Anda tidak mengatakan sebaliknya, seorang karyawan mungkin memilih akomodasi terbaik yang tersedia. Lagi pula, dia akan meninggalkan rumah untuk menjalankan bisnis perusahaan - mengapa dia tidak menikmati yang terbaik? Anda dapat membuat karyawan Anda tetap nyaman dan produktif dengan menentukan jenis hotel seperti jaringan hotel bisnis tingkat menengah idealnya dalam kisaran $ 89 hingga $ 149 per malam.

Meskipun Anda tidak ingin terlalu ketat, mengingat bahwa beberapa kota memiliki biaya hotel yang lebih tinggi daripada yang lain, tidak ada salahnya menetapkan ekspektasi hotel bisnis dengan harga yang wajar. Banyak perusahaan memberikan daftar jaringan hotel yang disukai. Seringkali, jaringan ini melayani pelancong bisnis dan menyertakan Internet nirkabel gratis dan sarapan ringan dalam harga kamar.

Biaya Makan

Karyawan yang melakukan perjalanan semalam atau lebih lama harus mengharapkan penggantian makan, tetapi ada batasan pengeluaran yang wajar. Banyak bisnis memiliki pedoman tentang berapa banyak yang dapat dikeluarkan seorang karyawan per makan. Izinkan karyawan Anda untuk menikmati makan malam yang menyenangkan, tetapi tidak ada salahnya mengatakan bahwa $ 25 per orang adalah batasnya.

Demikian pula, baik untuk biaya dan terkadang alasan etika dan moral, perusahaan menolak untuk mengganti alkohol dalam makanan karyawan. Beberapa perusahaan mengambil langkah lebih jauh dan menganggap alkohol saat makan siang sebagai pelanggaran kebijakan sumber daya manusia dan kewajiban. Selain itu, karyawan yang bepergian selama hari kerja tetapi tanpa menginap tidak boleh mengharapkan makan di perusahaan kecuali Anda memberikan otorisasi sebelumnya kepada mereka.

Hiburan

Menjamu klien dan prospek penjualan adalah biaya yang sah dalam menjalankan bisnis. Di banyak industri, keluar untuk minum-minum atau makan malam adalah bagian dari cara berbisnis. Beberapa perusahaan juga menyediakan tiket dan perjalanan untuk klien mereka. Namun, tanpa pengawasan, biaya ini dapat dengan mudah menjadi tidak terkendali.

Anda harus menetapkan kebijakan yang jelas tentang membeli makanan dan minuman saat bepergian, termasuk pedoman tentang berapa banyak yang dapat dibelanjakan per orang dan tempat apa yang dianggap tidak pantas oleh perusahaan Anda - seperti klub tari telanjang atau kasino.

Tiket pesawat

Tiket pesawat bisa menjadi salah satu pengeluaran yang paling terkontrol. Membeli tiket lebih awal, mengambil penerbangan dengan singgah, dan pergi dengan maskapai penerbangan yang memiliki tarif paling rendah alih-alih memilih maskapai tertentu dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan. Karyawan yang memesan tiketnya sendiri perlu mengetahui ekspektasi Anda tentang cara membeli tiket.

Anda dapat melakukan pengawasan dengan meminta karyawan mendapatkan persetujuan manajerial sebelum melakukan pembelian. Beberapa manajer meminta karyawan untuk mencetak daftar beberapa tiket pesawat untuk rute tersebut dari situs web perjalanan diskon online untuk melihat bahwa karyawan memilih tarif yang paling sesuai.

Pengawasan Komprehensif

Untuk menyederhanakan proses, menghilangkan beban karyawan dan mencapai pengawasan biaya yang lebih kuat, perusahaan sering memilih untuk memusatkan pemesanan perjalanan mereka. Anda memiliki dua pilihan untuk ini - bawa sendiri atau gunakan agen perjalanan bisnis.

Memiliki satu atau dua orang di rumah yang mengatur semua tiket pesawat, hotel dan mobil sewaan membuat segala sesuatunya di bawah pengawasan ketat manajer. Jika itu terlalu memberatkan atau penggunaan waktu karyawan Anda yang buruk, ada agen perjalanan yang mengkhususkan diri dalam membantu perusahaan menemukan penawaran terbaik untuk perjalanan bisnis mereka. Sebelum melakukan pembelian, agensi mengirimkan email kepada manajer yang sesuai untuk mendapatkan otorisasi. Dalam beberapa kasus, perusahaan berdiri untuk berbuat lebih baik dengan mengandalkan keahlian berburu barang murah dari para profesional.