Cara Memasukkan Informasi Batch Ke QuickBooks

Sementara QuickBooks membantu pengusaha menghemat waktu dalam tugas akuntansi, menyiapkan pelanggan baru, departemen, produk, dan vendor pada instalasi QuickBooks baru membutuhkan banyak waktu. Jika aplikasi akuntansi Anda sebelumnya mendukung pengeksporan data ke file CSV Excel, atau jika Anda menggunakan Excel untuk menyimpan pembukuan, Anda dapat menggunakan spreadsheet untuk memasukkan informasi ke dalam QuickBooks secara berkelompok, sehingga menghemat banyak waktu dibandingkan memasukkan catatan satu per satu waktu.

Buat Lembar Impor Pelanggan untuk QuickBooks

1

Buka Microsoft Excel dan buat buku kerja kosong baru. Klik "File", lalu "Save" pada bilah pita dan simpan file sebagai "Pelanggan Batch QuickBooks" atau yang serupa.

2

Klik tab "Sheet1" di bagian bawah jendela Excel. Dimulai dari kolom "A", masukkan header berikut di baris "1" dari spreadsheet di "Sheet1" -nya:

Nama Perusahaan Mr./Ms. Nama Depan Nama Depan Tengah Nama Belakang Ditampilkan Sebagai Jalan 1 Jalan 2 Negara Kota Zip Telepon Fax Telepon Alternatif Nomor Rekening Email

3

Klik "File" di bilah pita, lalu "Simpan" untuk menyimpan perubahan ke buku kerja.

4

Buka file CSV Excel, XLS atau XLSX yang berisi data untuk pelanggan Anda. Klik dan pilih tajuk untuk kolom - seperti "A", "B" atau "C" - yang berisi nama perusahaan atau bisnis pelanggan Anda. Excel memilih dan menyoroti semua sel di kolom. Tekan "Ctrl-C" untuk menyalin data ke clipboard, lalu minimalkan jendela Excel untuk kembali ke jendela lain yang menampilkan file "Pelanggan" baru yang Anda buat untuk digunakan dengan QuickBooks.

5

Klik sel di baris "2" dari kolom "A", atau sel "A2", tepat di bawah tajuk Pelanggan. Tekan “Ctrl-V” untuk menempelkan semua nama perusahaan dari spreadsheet lain ke kolom "A" dari spreadsheet QuickBooks baru.

6

Salin dan tempel bidang salam dari kolom di CSV Anda atau spreadsheet Excel yang disimpan ke "Mr./Mrs." kolom - kolom "B" - di spreadsheet baru untuk QuickBooks.

7

Salin dan tempel kolom dari file CSV atau spreadsheet lama ke kolom yang sesuai di spreadsheet Pelanggan yang Anda buat untuk QuickBooks. Jika spreadsheet asli Anda tidak berisi data untuk semua 16 kolom di spreadsheet Pelanggan baru, jangan khawatir karena Anda dapat memasukkan informasi yang hilang secara manual di QuickBooks jika perlu.

8

Simpan file Pelanggan di Excel setelah Anda menyalin dan menempelkan semua data dari spreadsheet asli, lalu tutup Excel.

Impor Daftar Pelanggan Batch Ke QuickBooks

1

Jalankan QuickBooks, lalu klik "File | Utilitas | Impor | Berkas Excel | Impor Lanjutan. ”

2

Klik tombol "Jelajahi" di jendela "Impor File". Arahkan ke file "Pelanggan.xlsx" - atau "Pelanggan.xls" jika menggunakan versi Excel yang lebih lama - dan sorot nama file. Klik tombol "Buka" untuk memilih file dan kembali ke jendela "Impor File".

3

Klik daftar tarik-turun "Pilih lembar" dan pilih "Lembar1". Klik untuk mengaktifkan opsi "File data ini memiliki baris header".

4

Klik daftar tarik-turun “Tambah atau Pilih Pemetaan” dan pilih “Tambah Baru”. Sebuah jendela baru terbuka dan menampilkan header dari file "Pelanggan.xlsx". Header dari kolom di spreadsheet muncul di samping bidang pemetaan QuickBooks yang sesuai.

5

Klik tombol "OK", lalu "Impor". QuickBooks mengimpor data dan menambahkan pelanggan dari file ke file database perusahaan.