Proses Manajemen Kontrak yang Berhasil

Manajemen kontrak mencakup semua aspek dalam memverifikasi persyaratan perusahaan, menemukan pemasok, membeli produk dan layanan yang sesuai, dan memeriksa pengiriman. Beberapa proses sangat penting bagi Anda agar berhasil mengelola kontrak. Proses utama ini memastikan bahwa barang yang dikirimkan pemasok Anda memenuhi kebutuhan yang Anda identifikasi sebelum Anda menegosiasikan kontrak dan melakukan pemesanan.

Mengidentifikasi Kebutuhan

Anda menerbitkan kontrak karena perusahaan Anda memiliki kebutuhan khusus yang telah diidentifikasi oleh karyawan. Proses kunci untuk manajemen kontrak yang sukses adalah mengklarifikasi dengan tepat apa yang dibutuhkan dan apa yang harus disampaikan pemasok. Akurasi pada tahap manajemen kontrak ini membuat penyelesaian yang berhasil lebih mungkin terjadi saat Anda menerima pengiriman bahan yang diperlukan.

Menulis Spesifikasi

Setelah Anda memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang dibutuhkan perusahaan Anda, Anda harus memasukkannya ke dalam formulir yang dapat dipahami oleh pemasok potensial, dan menambahkan waktu pengiriman yang diperlukan, standar yang berlaku, syarat pembayaran, dan syarat dan ketentuan lain yang biasanya digunakan perusahaan Anda. Proses spesifikasi menghasilkan dokumentasi yang memungkinkan Anda memverifikasi ketika pemasok telah menyelesaikan kontrak.

Mengidentifikasi Pemasok

Spesifikasi memberi tahu pemasok apa yang Anda ingin mereka berikan. Untuk proses penawaran yang kompetitif, Anda membutuhkan setidaknya tiga pemasok. Untuk proyek besar, Anda mungkin ingin melakukan prakualifikasi pemasok dengan mengirimkan ringkasan spesifikasi dan meminta perusahaan untuk menunjukkan apakah mereka tertarik untuk melakukan penawaran. Proses ini memungkinkan Anda memastikan Anda menerima setidaknya tiga tawaran.

Menempatkan Order

Sebelum Anda memesan, Anda harus mengevaluasi penawaran dan memilih salah satu yang memiliki harga terendah sekaligus memenuhi spesifikasi. Terkadang, ini melibatkan negosiasi klarifikasi jika harga atau jawaban bidder tidak jelas. Setelah Anda memilih tawaran yang menang, Anda dapat menerbitkan pesanan pembelian berdasarkan spesifikasi Anda.

Pemenuhan

Tahap pelaksanaan kontrak sangat penting untuk manajemen kontrak yang sukses. Proses utamanya adalah untuk memastikan bahwa pemasok mendapatkan hasil sesuai dengan kontrak dan spesifikasi. Anda mungkin harus mengunjungi fasilitas pemasok dan pemasok untuk memeriksa kemajuan atau Anda mungkin dapat menilai kepatuhan berdasarkan dokumentasi yang diserahkan. Kuncinya adalah memastikan kepatuhan saat pemasok menjalankan kontrak dan tidak menunggu pengiriman untuk diperiksa.

Pembayaran

Kontrak terkadang meminta pembayaran sebagian selama pekerjaan berlangsung, atau mereka mungkin menentukan pembayaran setelah pengiriman. Dalam kedua kasus tersebut, sebagian pembayaran biasanya jatuh tempo setelah pekerjaan kontrak selesai. Anda harus memverifikasi bahwa pemasok telah menyelesaikan semua pekerjaan sesuai dengan spesifikasi dan telah memenuhi semua persyaratannya sebelum menyetujui pembayaran akhir.

Ulasan

Perusahaan biasanya melakukan tinjauan kontrak dengan karyawan yang meminta materi dan mereka yang menggunakannya. Dalam ulasan ini, Anda bisa mendapatkan masukan tentang apa yang berhasil tentang manajemen kontrak dan di mana hal itu dapat ditingkatkan. Masalah substansial mungkin memerlukan tindakan tambahan.