Bagaimana Membuat Catatan yang Baik pada Pertemuan Bisnis

Kebijakan baru, perubahan kebijakan yang ada, dan pengumuman penting melengkapi pertemuan bisnis kecil yang khas. Diskusi mengenai tujuan dan proses sering kali mengarah pada pertukaran ide dan solusi yang terbuka, membuat pencatatan paling sulit bagi mereka yang tidak siap. Alat praktis untuk referensi dan rujukan di masa mendatang, catatan rapat menyediakan catatan topik yang dibahas selama rapat tim dan perusahaan. Membuat catatan yang baik pada pertemuan bisnis membutuhkan perhatian yang cermat terhadap detail dan persiapan yang memadai.

1

Pilih teknik untuk mencatat. Garis besar dan peta pikiran hanya mewakili beberapa opsi yang tersedia untuk membuat catatan dengan mahir. Garis besar menempatkan topik utama rapat di sebelah kiri halaman sambil membuat indentasi secara spesifik dan poin diskusi yang terkait dengan topik itu. Peta pikiran menggunakan petunjuk visual untuk menghubungkan pikiran, diskusi, dan ide. Gambar peta pikiran dengan melingkari atau menggunakan penyorot untuk mewarnai judul topik utama. Hubungkan catatan ke topik dengan menggambar garis padanya. Di sepanjang baris, letakkan catatan tambahan tentang hubungan antara topik utama dan catatan.

2

Persiapkan dengan benar. Tinjau agenda rapat sebelumnya. Berdasarkan metode pencatatan pilihan Anda, siapkan draf garis besar atau peta pikiran. Dari agenda, buat daftar pokok pembicaraan, termasuk nama presenter dan posisinya. Tuliskan tanggal, waktu dan lokasi pertemuan di bagian atas halaman.

3

Perhatian. Selama pertemuan, berusahalah untuk mencatat informasi penting. Jangan mencoba mencatat setiap kata. Letakkan tanda tanya di sebelah area yang membutuhkan penelitian lebih lanjut, dan selidiki konsepnya lebih lanjut jika perlu setelah pertemuan. Ketika pertanyaan terbuka terbuka untuk pertanyaan, ikuti catatan Anda dan masukkan informasi bermanfaat yang Anda dengar.

4

Tinjau catatannya. Setelah pertemuan, klarifikasi konsep dan topik yang membutuhkan penelitian tambahan. Tambahkan catatan tambahan berdasarkan ingatan Anda, dan tindak lanjuti dengan penyaji tentang informasi lain yang diperlukan untuk memastikan pemahaman materi yang dibahas dalam rapat.