Penggunaan Email dalam Komunikasi Bisnis

Dalam hal berbisnis, email adalah raja komunikasi - tetapi itu tidak berarti itu sesuai dalam setiap bentuk dan dalam setiap situasi. Email yang halus dan ditulis dengan baik menunjukkan banyak hal tentang gaya kerja Anda, sementara email yang ditulis dengan buruk dan tidak jelas dapat menyebabkan kebingungan dan masalah yang menyebabkan hilangnya waktu dan produktivitas. Lebih buruk lagi, itu bisa merusak reputasi Anda.

Apakah Email Sesuai?

Bagian dari menggunakan email secara efektif dalam pengaturan bisnis termasuk mengetahui kapan waktu yang tepat untuk mengirim email dan kapan tidak. Sebelum Anda mulai menulis, pertimbangkan apakah diskusi tatap muka atau panggilan telepon akan lebih mudah dalam jangka panjang. Anda mungkin ingin memilih salah satu opsi tersebut jika pesan Anda panjang dan rumit, jika informasi yang akan disampaikan bersifat rahasia, atau jika nada email Anda mudah disalahpahami.

Baris Subjek yang Efektif

Baris subjek email terasa seperti dibuang, namun sama sekali tidak. Baris subjek harus spesifik, terutama jika mengacu pada tanggal rapat atau tenggat waktu. Baris subjek satu kata, seperti "FYI" atau "Question", tidak menyampaikan apa yang Anda butuhkan atau kapan Anda membutuhkannya. Buat sespesifik mungkin - pikirkan tentang berapa banyak email yang diterima seseorang dalam sehari.

Anda ingin memastikan penerima melihat baris subjek Anda dan memahami bahwa itu adalah email yang membutuhkan perhatian segera.

Bersikaplah Singkat dan Langsung ke Intinya

Jika Anda memiliki pesan yang sangat panjang untuk disampaikan kepada penerima email Anda, pertimbangkan untuk menelepon. Jika tidak, lakukan terus terang. Itu termasuk membuat kalimat Anda pendek dan mudah dimengerti.

Catatan: Hanya karena ingin singkat, bukan berarti Anda harus menggunakan singkatan umum, seperti "bc" untuk "karena" atau "U" untuk "Kamu". Bersikaplah profesional, dan eja semua kata dengan tepat.

Gunakan Nada yang Tepat

Sangat mudah untuk salah menafsirkan nada email - pikirkan saja saat Anda mengira seseorang menyiratkan sesuatu yang agak kasar, tetapi mereka sebenarnya tidak bermaksud apa-apa dengan itu. Dalam komunikasi bisnis, tetaplah formal, meskipun Anda memiliki hubungan pribadi dengan orang tersebut. Lakukan kesalahan dalam bersikap sopan, menggunakan tanda baca yang tepat dan, dalam banyak kasus, mengabaikan emoji.

Jika Anda frustrasi atau marah setelah menerima email, luangkan sedikit waktu sebelum Anda merespons. Ketika Anda bereaksi dengan cara negatif, nada itu bisa muncul - dan itu mungkin saja menyebabkan masalah di kemudian hari. Jangan menggunakan huruf besar semua dalam komunikasi bisnis, karena akan terlihat seolah-olah Anda berteriak dengan cara yang tidak profesional.

Sebagai Penerima

Penggunaan email yang tepat sebagai komunikasi bisnis tidak hanya ditujukan kepada pengirim. Saat memeriksa email bisnis Anda, lakukan bagian Anda untuk berkomunikasi secara efektif. Jangan biarkan pengirimnya tergantung; bahkan jika Anda tidak dapat menulis balasan yang panjang untuk sebuah email, setidaknya tuliskan catatan yang memungkinkan pengirim tahu bahwa Anda telah menerimanya dan Anda berencana untuk segera membalasnya.