Bagaimana Membuat Agenda Rapat Perusahaan Mingguan

Menjalankan bisnis yang sukses membutuhkan perencanaan, kerjasama interpersonal, akuntabilitas dan fokus. Mengatasi area masalah, ide, dan menegaskan kembali tujuan perusahaan jangka panjang dengan cara yang teratur akan membantu menumbuhkan suasana bisnis yang lebih produktif. Rapat perusahaan mingguan, bila dijalankan dengan benar, dapat menjadi alat efektif yang menginspirasi perubahan positif yang berorientasi pada tujuan sambil menyediakan sarana untuk meninjau kembali inisiatif yang sedang berlangsung. Membuat agenda adalah proses kritis yang pada akhirnya akan menentukan arah dan topik diskusi di setiap rapat perusahaan.

1

Buat atau dapatkan templat dokumen "Menit", menggunakan program pengolah kata. Dokumen notulen harus mencakup orang-orang yang hadir pada rapat, tanggal rapat, topik yang dibahas, masalah yang diselesaikan dan masalah yang perlu dipertimbangkan lebih lanjut. Memiliki dokumen anggota tim setiap pertemuan akan membantu Anda merumuskan agenda pertemuan di masa depan sekaligus mengurangi waktu yang terbuang untuk menangani bisnis lama atau yang telah diselesaikan sebelumnya.

2

Tuliskan pesanan bisnis baru yang perlu ditangani dalam pertemuan mingguan pertama. Kumpulkan informasi topik yang diperlukan dari setiap departemen. Informasi terkait dapat mencakup laporan kemajuan dan dokumentasi alur kerja, misalnya.

3

Tentukan lamanya pertemuan, peserta dan topik yang mendesak. Perkirakan waktu yang dibutuhkan untuk mendiskusikan setiap topik. Hindari menjejalkan beberapa topik ke dalam rapat karena hal itu dapat mengurangi efektivitas rapat.

4

Buat agenda rapat menggunakan program pengolah kata. Agenda harus mencakup judul untuk setiap topik, ikhtisar tugas, spesifikasi, alokasi waktu, dan orang yang memimpin setiap topik. Bergantung pada kompleksitas topik dan departemen yang terlibat, pertimbangkan untuk menyerahkan tanggung jawab pembuatan topik agenda kepada masing-masing orang yang mengepalai tugas. Kumpulkan topik spesifik dan ikhtisar dari setiap departemen ke dalam agenda rapat.

5

Berikan salinan agenda rapat kepada semua orang yang menghadiri rapat sebelum rapat. Pastikan untuk memberikan waktu yang cukup bagi setiap peserta untuk mempersiapkan rapat.

6

Adakan pertemuan tepat waktu dan pertahankan diskusi sesuai topik. Mencoba untuk menangani semua topik agenda dalam jangka waktu yang telah ditentukan.

7

Instruksikan orang yang membuat notulen untuk mencatat topik yang dibahas dan hasil dari rapat serta mencatat topik yang tidak dibahas atau diselesaikan selama rapat.

8

Berikan salinan risalah rapat kepada orang-orang yang tidak dapat menghadiri rapat. Seperti diuraikan pada Langkah 1, gunakan notulen rapat sebelumnya untuk membantu merumuskan agenda rapat minggu depan.